Đọc nhanh
- RSVP là viết tắt tiếng Pháp của một câu đề nghị trả lời, nghĩa thực dụng là xin khách báo trước có dự hay không.
- Hỏi kèm số người đi cùng, nếu không bạn vẫn phải đoán phần quan trọng nhất.
- Chốt số với nhà hàng trước 7 tới 10 ngày là mốc phổ biến, nên đặt hạn RSVP sớm hơn mốc đó một tuần.
- RSVP không thay được điện thoại với nhóm khách lớn tuổi. Dự trù phần này ngay từ đầu.
Vì sao con số này đáng để mất công
Nhà hàng tính tiền theo mâm. Đặt thừa ba mâm là mất tiền thật, đặt thiếu hai mâm là cảnh chạy ghế giữa tiệc. Cả hai đều rơi vào đúng ngày mà hai bạn không còn đầu óc để xử lý.
Trước đây cách duy nhất là gọi điện hỏi từng người, rồi ghi vào sổ, rồi quên mất ai đã trả lời. RSVP trên thiệp chỉ làm một việc: chuyển phần ghi chép đó sang cho hệ thống, còn phần hỏi han vẫn là của hai bạn.
Lợi ích thật nằm ở chỗ thu hẹp khoảng đoán. Không có RSVP, bạn đoán giữa 180 và 220 khách. Có RSVP cho phần lớn khách, bạn đoán giữa 195 và 205. Chênh lệch đó là vài mâm tiền.
Cách đặt câu hỏi để khách trả lời thật
Phần lớn RSVP thất bại không phải vì khách lười, mà vì câu hỏi đặt sai.
- Hỏi số người đi cùng, không chỉ hỏi có hay không. Một ô chọn số người biến câu trả lời thành con số dùng được ngay.
- Nêu rõ hạn trả lời ngay cạnh nút bấm. Không có hạn thì ai cũng để lúc khác, và lúc khác không bao giờ đến.
- Đừng bắt khách điền quá nhiều. Tên và số người là đủ; hỏi thêm món ăn, dị ứng, chỗ ngồi thì tỉ lệ bỏ giữa chừng tăng lên.
- Cho sửa lại câu trả lời. Người bận thường trả lời vội rồi mới xem lịch, nếu không sửa được họ sẽ nhắn riêng và bạn lại phải ghi tay.
- Nói rõ ai được mời. Ghi mời cả gia đình hay mời riêng một người, nếu không khách sẽ tự đoán và con số sẽ lệch đúng vào phần tốn tiền nhất.
Khi nào nên đặt hạn trả lời
Mốc quyết định không phải ngày cưới mà là ngày nhà hàng chốt số mâm. Phần lớn nhà hàng yêu cầu chốt trước 7 tới 10 ngày, nên hãy hỏi đúng con số này khi ký hợp đồng rồi tính ngược.
- Hỏi nhà hàng: chốt số mâm cuối cùng trước bao nhiêu ngày, và sau đó còn thêm bớt được không.
- Lấy mốc đó lùi thêm một tuần, đó là hạn RSVP ghi trên thiệp.
- Gửi thiệp trước hạn RSVP ít nhất hai tuần, để khách có thời gian xem lịch.
- Trước hạn ba ngày, nhắc lại một lần với những người chưa trả lời.
- Sau hạn, gọi điện cho nhóm chưa trả lời mà bạn cần chắc chắn, phần còn lại thì ước lượng.
Mẫu câu đặt cạnh nút xác nhận
Dòng chữ bên trên nút quyết định tỉ lệ người bấm nhiều hơn là màu của nút. Nó cần làm rõ ba điều: bấm để làm gì, hạn tới bao giờ, và vì sao bạn cần biết.
- Trang trọng: Kính mong quý khách phản hồi trước ngày 10 tháng 12 để gia đình chúng tôi tiện sắp xếp chỗ ngồi.
- Trung tính: Bạn bấm xác nhận giúp hai mình trước ngày 10 tháng 12 nhé, để hai mình chốt số bàn với nhà hàng.
- Thân mật: Báo tụi mình một tiếng nhé, để còn giữ chỗ cho bạn.
- Khi mời cả nhà: Bạn chọn giúp số người sẽ tới, tính cả các cháu nhé.
- Khi biết khách có thể bận: Không tới được cũng cứ báo tụi mình nhé, tụi mình vẫn vui vì bạn biết tin.
- Luôn có hạn trả lời trong câu. Không có hạn thì người đọc để lúc khác, và lúc khác không tới.
Con số RSVP dùng vào những việc gì
Nhiều người nghĩ RSVP chỉ để đặt bàn. Thực ra khi đã có danh sách ai đến, nó rút ngắn thêm bốn việc nữa.
- Xếp sơ đồ bàn: biết chắc ai tới mới xếp được, nếu không là xếp cho cả người vắng mặt.
- Chuẩn bị quà cảm ơn khách, nếu có, để không thừa quá nhiều hoặc thiếu.
- Sắp xe đưa đón, với nhóm khách đi chung từ một nơi.
- Phân công người đón: biết nhóm nào đông thì bố trí người quen nhóm đó đứng đón.
- Sau tiệc, danh sách ai thực sự có mặt là cơ sở để viết lời cảm ơn. Xem lời cảm ơn sau đám cưới.
Nhắc thế nào để không phiền
Một lần nhắc là đủ, và nên nhắn riêng chứ đừng đăng chung. Câu nhắc hiệu quả nhất là câu ngắn, có lý do và không trách móc.
Chẳng hạn: Em sắp chốt số bàn với nhà hàng, anh chị cho em biết có đi được không để em xếp chỗ nhé. Câu này cho người nhận một lý do cụ thể, và không làm họ thấy bị thúc.
Tránh nhắn kiểu sao anh chưa trả lời em, hoặc nhắn lại lần thứ ba. Phần khách im lặng sau hai lần hỏi thì gọi điện nhanh hơn nhắn.
Phần mà RSVP không với tới
Đây là chỗ các bài viết về RSVP thường bỏ qua, nhưng nó quyết định bạn có dùng được con số hay không.
Ông bà, cô bác lớn tuổi và một phần khách ở quê sẽ không bấm nút, dù thiệp có gửi tới nơi. Không phải vì không muốn đi, mà vì thao tác đó không nằm trong thói quen của họ. Nếu bạn chỉ đếm theo RSVP, nhóm này biến mất khỏi con số và bạn đặt thiếu bàn.
Cách làm thực tế: chia danh sách khách làm hai từ đầu. Nhóm dùng điện thoại thành thạo thì để RSVP lo. Nhóm còn lại thì phân cho bố mẹ hai bên gọi điện, rồi cộng tay vào tổng. Con số cuối cùng là tổng của hai phần, không phải chỉ phần trên hệ thống.
Một điểm nữa: khách nhận lời rồi vắng mặt là chuyện bình thường ở đám cưới Việt, nhất là tiệc trưa ngày thường. Nhiều gia đình trừ hao khoảng 5 tới 10 phần trăm so với số đã xác nhận. Hỏi nhà hàng xem họ có cho thêm bàn dự phòng đặt sẵn mà chỉ tính tiền khi dùng tới hay không.
Theo dõi ai đã trả lời
Khi số khách vượt quá trăm người, trí nhớ không đủ dùng nữa và bảng tính bắt đầu sai. Thứ bạn cần là biết ba điều cho từng người: đã gửi thiệp chưa, đã mở chưa, đã trả lời chưa.
Trên CineLove, mỗi khách có thể nhận một đường dẫn riêng mang tên họ, nên bạn thấy được ai đã mở thiệp và ai chưa. Khi một người chưa trả lời, bạn biết nên nhắc lại hay nên gửi lại link vì họ chưa từng mở.
Khi khách đổi ý sau khi đã trả lời
Chuyện này xảy ra nhiều hơn bạn nghĩ, nhất là với tiệc giữa tuần. Người nhận lời từ ba tuần trước rồi tới sát ngày mới biết mình bận.
Hai việc nên chuẩn bị trước. Thứ nhất, cho phép khách sửa lại câu trả lời ngay trên thiệp, nếu không họ sẽ nhắn riêng và bạn lại phải ghi tay giữa lúc bận nhất. Thứ hai, chấp nhận rằng con số sẽ còn nhúc nhích tới phút chót, và hỏi nhà hàng xem sau khi chốt còn thêm bớt được bao nhiêu.
Khi khách báo không đi được, đừng tỏ ra tiếc nuối quá mức. Một câu nhẹ nhàng giữ quan hệ tốt hơn nhiều so với việc làm họ thấy áy náy.
Những lỗi hay gặp
- Không ghi hạn trả lời, rồi tới sát ngày mới đi hỏi từng người.
- Chỉ hỏi có đi hay không, quên hỏi đi mấy người. Đây là lỗi tốn tiền nhất.
- Đếm số khách chỉ theo RSVP, bỏ quên nhóm không bấm nút.
- Gửi một đường dẫn chung cho cả nhóm chat, rồi không biết ai đã trả lời.
- Đặt hạn RSVP trùng đúng ngày nhà hàng chốt, không chừa thời gian gọi nhóm im lặng.
- Không cho khách sửa lại câu trả lời, nên mọi thay đổi đều về dưới dạng tin nhắn riêng.
- Hỏi quá nhiều thứ trong một biểu mẫu, khách bỏ dở giữa chừng.
- Quên rằng người nhận lời vẫn có thể vắng mặt, không trừ hao khi chốt bàn.
Tóm lại
RSVP đáng dùng, nhưng nó là công cụ ghi chép chứ không phải phép màu. Hỏi kèm số người, ghi hạn rõ ràng, nhắc một lần, và luôn cộng tay phần khách không bấm nút. Làm đủ bốn việc đó thì con số cuối cùng đủ tin để đặt bàn.
Khi đã có con số, phần còn lại là gửi lời mời cho đúng cách. Xem thêm cách viết lời mời cưới online và cách gửi thiệp cưới qua Zalo.
