Checklist chuẩn bị đám cưới theo mốc thời gian còn lại

Đọc nhanh

• Ba việc phải xong sớm nhất: chốt ngày, chốt ngân sách, chốt khoảng số khách. Mọi việc khác phụ thuộc ba cái này.
• Đặt nhà hàng sớm nhất có thể, mùa cưới cuối năm kín lịch rất nhanh.
• Gửi thiệp trước 3 tới 4 tuần, sớm hơn thì khách quên, muộn hơn thì khách đã có hẹn.
• Chốt số bàn theo hạn nhà hàng yêu cầu, thường trước 7 tới 10 ngày.

Ba việc chặn mọi việc khác

Checklist đám cưới nào cũng dài vài chục dòng, và nhìn vào thì không biết bắt đầu từ đâu. Thật ra chỉ có ba việc thuộc loại phải xong trước, vì mọi việc còn lại đều phụ thuộc vào chúng.

• Ngày cưới. Chưa có ngày thì không đặt được nhà hàng, không chốt được lịch chụp ảnh, không biết gửi thiệp lúc nào. Nếu gia đình có xem ngày thì đây là việc cần khởi động sớm nhất vì còn phụ thuộc người khác.
• Khoảng ngân sách và ai lo khoản nào. Con số này quyết định quy mô tiệc, mà quy mô tiệc lại quyết định gần hết các khoản còn lại. Nói sớm bao giờ cũng dễ hơn để sát ngày.
• Khoảng số khách. Chưa cần danh sách tên, chỉ cần con số của mỗi bên. Nhà hàng, số thiệp, số bàn, số xe đều tính từ đây.
• Ba việc này nên xong trong một hai buổi hai nhà ngồi với nhau, thường là ngay trong lễ dạm ngõ. Xem lễ dạm ngõ cần chuẩn bị gì.

Còn 9 tháng trở lên

Nếu bạn còn gần một năm thì giai đoạn này rất nhẹ, nhưng có ba việc làm sớm sẽ rẻ hơn và dễ hơn nhiều.

• Hai nhà gặp nhau lần đầu và chốt ba việc nói ở trên.
• Đi xem nhà hàng. Lịch mùa cưới cuối năm kín rất sớm, nhiều nơi nhận đặt trước cả năm.
• Nếu định chụp ảnh cưới ở nơi xa hoặc theo mùa, đặt lịch ngay. Mùa hoa và mùa đẹp của từng vùng không đợi ai.
• Bắt đầu để dành theo tháng, nếu hai bạn tự lo phần lớn chi phí.

Còn 6 tháng trở lên

Giai đoạn này chỉ có vài việc, nhưng là những việc chặn mọi việc khác. Làm xong ba việc đầu rồi hãy nghĩ tới chuyện trang trí.

• Hai nhà gặp nhau, chốt ngày ăn hỏi và ngày cưới.
• Chốt khoảng ngân sách và ai lo khoản nào.
• Ước lượng số khách mỗi bên, chỉ cần khoảng, chưa cần danh sách.
• Đi xem và đặt cọc nhà hàng. Đây là việc gấp nhất trong nhóm này.
• Đặt lịch chụp ảnh cưới nếu muốn chụp ở nơi phải đi xa hoặc theo mùa.

Còn 3 tới 5 tháng

• Lập danh sách khách mời chi tiết theo nhóm, mỗi dòng một lời mời.
• Chụp ảnh cưới, chọn ảnh ngay sau khi nhận để kịp làm thiệp.
• Thử và đặt váy cưới, vest, áo dài cho cô dâu và mẹ hai bên.
• Chốt số tráp ăn hỏi với nhà gái, gọi hỏi giá ít nhất ba nơi.
• Đặt nhẫn cưới, nhớ tính thời gian khắc chữ và chỉnh cỡ.
• Chọn mẫu thiệp và bắt đầu soạn nội dung.

Còn 1 tới 2 tháng

• Hoàn thiện thiệp và gửi cho nhóm khách ở xa trước.
• Tổ chức lễ ăn hỏi nếu rơi vào giai đoạn này.
• Chốt thực đơn và sơ đồ bàn sơ bộ với nhà hàng.
• Đặt xe đưa đón hai họ và xe hoa.
• Chốt người dẫn chương trình, nhạc, và nội dung chiếu trên màn hình.
• Phân công việc trong ngày cưới cho từng người trong nhà, ghi ra giấy.

Còn 3 tới 4 tuần

Đây là tuần quan trọng nhất của việc mời khách. Gửi sớm hơn thì khách quên, muộn hơn thì lịch của họ đã kín.

1. 1Gửi thiệp cho toàn bộ danh sách, chia theo nhóm và đánh dấu ngay sau mỗi lần gửi.
2. 2Gọi điện cho nhóm khách lớn tuổi không dùng điện thoại thông minh.
3. 3Theo dõi phản hồi hằng ngày, cập nhật vào bảng danh sách.
4. 4Thử trang phục lần cuối, chỉnh sửa nếu cần.
5. 5Chạy thử đường đi tới nhà hàng vào đúng khung giờ sẽ đi.

Còn 1 tuần

• Nhắc lại một lần với những người chưa phản hồi.
• Chốt số bàn cuối cùng với nhà hàng theo đúng hạn họ yêu cầu.
• Gửi sơ đồ bàn và danh sách khách đặc biệt cho nhà hàng.
• Chuẩn bị phong bì lì xì, tiền mặt lẻ, và các khoản phải trả trong ngày.
• Gọi xác nhận lại với từng nhà cung cấp: nhà hàng, xe, thợ chụp, trang điểm.
• In một bản danh sách khách và sơ đồ bàn ra giấy, phòng khi điện thoại hết pin.

Hôm trước và sáng hôm đó

• Soạn sẵn đồ: trang phục, giày, trang sức, giấy tờ, phong bì.
• Sạc đầy điện thoại và máy ảnh, mang theo sạc dự phòng.
• Ăn uống và ngủ đủ, đây là việc hay bị bỏ qua nhất và ảnh hưởng nhiều nhất.
• Giao điện thoại liên lạc cho một người khác cầm trong lúc làm lễ.
• Cử một người chuyên trả lời khách hỏi đường, đừng để hai bạn làm việc đó.

Ai làm việc gì

Phần lớn căng thẳng trước đám cưới không đến từ việc khó, mà đến từ việc không rõ ai làm. Phân công một lần, ghi ra giấy, và mỗi việc có đúng một người chịu trách nhiệm.

Những việc hay bị quên hẳn

Những việc này không có trong checklist thông thường, nhưng thiếu thì đúng hôm cưới mới lộ ra.

• Cử một người chuyên trả lời khách gọi hỏi đường, và người đó không được là cô dâu chú rể.
• Chuẩn bị tiền mặt lẻ cho các khoản trả trong ngày: xe, bốc vác, phát sinh ở nhà hàng.
• Hỏi nhà hàng về suất ăn cho đội ngũ: thợ chụp, thợ quay, người dẫn chương trình, lái xe.
• Chuẩn bị đồ ăn nhẹ cho cô dâu chú rể. Hai bạn thường không kịp ăn gì suốt cả ngày.
• Một bộ đồ dự phòng và kim chỉ, băng dán, thuốc đau đầu.
• Sạc dự phòng cho điện thoại, và giao điện thoại cho một người khác giữ lúc làm lễ.
• In danh sách khách và sơ đồ bàn ra giấy, phòng khi hết pin.
• Phân công người thu dọn và nhận lại đồ của gia đình sau tiệc.
• Hỏi trước nhà hàng giờ nào phải trả phòng, nhiều nơi tính thêm nếu quá giờ.

Nếu chỉ còn ba tháng

Vẫn kịp, nhưng phải bỏ bớt và làm song song. Thứ tự ưu tiên khi gấp:

1. 1Tuần 1: chốt ngày, chốt ngân sách, đặt nhà hàng. Nhà hàng là nút thắt lớn nhất, gọi ngay.
2. 2Tuần 2: lập danh sách khách, chốt số tráp với nhà gái, đặt tráp.
3. 3Tuần 3 tới 4: chụp ảnh cưới gói gọn trong một buổi, thuê váy thay vì may.
4. 4Tuần 5: làm thiệp online, bỏ qua thiệp giấy trừ một ít cho người lớn tuổi.
5. 5Tuần 6 tới 7: gửi thiệp, theo dõi phản hồi.
6. 6Tuần 8 tới 10: ăn hỏi, chốt bàn, hoàn thiện các khoản còn lại.
7. 7Tuần 11 tới 12: nhắc khách, chốt số cuối, chuẩn bị ngày cưới.

Dòng thời gian của chính ngày cưới

Đây là thứ nên viết ra giấy và gửi cho mọi người trong nhà trước một tuần. Giờ giấc tuỳ từng đám, nhưng khung thì gần giống nhau, và cái quan trọng là mỗi mốc có tên một người phụ trách.

1. 1Sáng sớm: cô dâu trang điểm, thợ chụp có mặt. Mốc này hay trễ nhất, nên đặt sớm hơn cảm giác cần thiết.
2. 2Đoàn nhà trai xuất phát. Một người chịu trách nhiệm gọi xác nhận từng xe.
3. 3Lễ tại nhà gái, xin dâu. Một người nhà đón và hướng dẫn đoàn nhà trai.
4. 4Về nhà trai làm lễ gia tiên, nếu có.
5. 5Di chuyển tới nhà hàng. Chừa dư thời gian, đây là đoạn hay vỡ lịch nhất.
6. 6Đón khách tại sảnh. Người giữ sổ mừng và người tra sơ đồ bàn vào vị trí.
7. 7Khai tiệc, phần lễ trên sân khấu, cắt bánh, rót rượu.
8. 8Hai bạn đi chào bàn. Cử một người đi cùng để nhắc tên khách.
9. 9Tiễn khách, thu dọn, nhận lại đồ của gia đình.

Tóm lại

Ba việc chặn mọi việc khác là ngày, ngân sách và số khách. Xong ba việc đó thì phần còn lại chỉ là xếp theo thứ tự thời gian.

Phần ngân sách chi tiết ở bài lập ngân sách đám cưới, phần danh sách khách ở bài quản lý danh sách khách mời.